Datenschutzerklärung

Kurzfassung

Squova ist eine App für Sport-Teams und Vereine. Hier steht in wenigen Sätzen, was mit deinen Daten passiert; die Einzelheiten folgen in den nummerierten Abschnitten.

• Für dein Konto sind wir verantwortlich. Für das, was in einem Team passiert, ist das Team verantwortlich, und wir verarbeiten es in seinem Auftrag (Abschnitt 2).
• Wir zeigen keine Werbung, verkaufen keine Daten und binden keine Analyse- oder Tracking-Dienste ein.
• Deine Daten liegen auf Servern in der Europäischen Union. In die USA gehen Daten bei Push-Nachrichten und App-Updates und, über unseren Server, bei der Ortssuche und bei GIFs; E-Mails an unsere Kontaktadresse können dort verarbeitet werden (Abschnitte 23 und 26).
• Außerhalb deines Teams erscheinst du ohne dein Zutun mit deinen Initialen, auf öffentlichen Spielplänen mit der Kurzform deines Namens. Mehr zeigst du, wenn du es selbst einstellst; ein Amt im Vereinsvorstand steht mit vollem Namen da (Abschnitte 5, 15 und 17).
• Wir löschen Daten nach festen Fristen oder sobald ihr Zweck entfällt (Abschnitt 24). Löschst du dein Konto, entfernen wir deine persönlichen Angaben; was du in Teams geschrieben hast, bleibt unter „Ehemaliges Mitglied“ stehen.
• Deine Daten exportierst du in der App, und dort löschst du auch dein Konto. Fragen und Widersprüche schickst du an info@squova.de (Abschnitte 25 und 26).

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitungen, die Squova selbst bestimmt, ist:

MetelkoLab

Inhaber: Niklas Metelko

c/o flexdienst – #21955

Kurt-Schumacher-Straße 74

67663 Kaiserslautern

Deutschland

E-Mail: info@squova.de

2. Wer wofür verantwortlich ist

Squova hat zwei Rollen, je nachdem, um welche Daten es geht.

Für dein Konto und für das, was wir selbst festlegen, sind wir Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO): Anmeldung und Alters-Prüfung, die Regeln, wer außerhalb deines Teams deinen Namen und in deinem Team dein Geburtsdatum sieht, Benachrichtigungen, Support, Sicherheit und Betrieb. Das beschreiben die Abschnitte 3 bis 13.

Für die Daten in einem Team, also das Profil im Team, Termine, Zusagen, Chat, Dateien, Finanzen und Sport, ist verantwortlich, wer das Team betreibt: der Verein, für den es angelegt wurde, oder die Person, die es für sich angelegt hat. Wir verarbeiten diese Daten in deren Auftrag und nach deren Weisung (Art. 28 DSGVO); wer ein Team oder einen Verein anlegt, schließt dafür mit uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Das beschreiben die Abschnitte 14 bis 22.

Möchtest du Auskunft, Berichtigung oder Löschung von Daten in einem Team, ist dieses Team dein erster Ansprechpartner. Wir unterstützen es dabei.

3. Dein Konto

• Konto-Daten: E-Mail-Adresse als Anmeldename, Anzeigename, dein Passwort als Prüfsumme (argon2id) und dein Geburtsdatum (Abschnitt 4). Dazu eine zufällig vergebene Kennung in der Art „#K4R2N7“; sie steht in deinem Profil, und du kannst sie weitergeben.
• Freiwillige Angaben: Telefonnummer, Adresse, Notfallkontakt, Profilbild, Geschlecht, Körpergröße und Händigkeit. Sie gelten für alle deine Teams.
• Einstellungen: etwa Lesebestätigungen, ob dein Geburtstag im Team sichtbar ist, deine Benachrichtigungen und wie viel von deinem Namen außerhalb deines Teams erscheint (Abschnitt 5).
• Nachweise: welche Fassung der Nutzungsbedingungen du wann angenommen hast, welche Fassung dieser Erklärung du zuletzt gesehen hast, bei Sechzehn- und Siebzehnjährigen der Zeitpunkt der Bestätigung der Erziehungsberechtigten, und wer ein Team oder einen Verein angelegt und dafür den Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen hat.
• Mitteilungen zu Vertragsänderungen: Kündigen wir eine neue Fassung der Nutzungsbedingungen oder des Vertrags zur Auftragsverarbeitung an, speichern wir je Empfänger die Adresse, an die die Mitteilung ging, den Zustellstand und den Zeitpunkt.

Anmeldung: Meldest du dich an, legen wir eine Sitzung an. Sie besteht aus einem geheimen Schlüssel, der Kennung deiner App oder deines Browsers (User-Agent), dem Zeitpunkt der Anmeldung und dem der letzten Nutzung. Die App bewahrt den Schlüssel auf deinem Gerät auf (Abschnitt 13); zusätzlich setzt unser Server bei der Anmeldung das Cookie „vm_session“, das nur der Anmeldung dient. Eine Sitzung endet 30 Tage nach ihrer letzten Nutzung, danach löschen wir sie. Beim Abmelden beenden wir die Sitzung auch auf dem Server, und die App entfernt den Schlüssel von deinem Gerät.

Codes: Ein Code zum Bestätigen deiner E-Mail-Adresse gilt 24 Stunden, ein Code zum Zurücksetzen des Passworts 15 Minuten. Wir speichern Codes als Prüfsumme.

Schutz vor Missbrauch: Um automatisierte Anmelde-, Registrierungs- und Meldeversuche und Zugriffe über Links ohne Anmeldung zu bremsen, zählen wir Anfragen je IP-Adresse, je E-Mail-Adresse, je Konto und je Link. Diese Zähler liegen im Arbeitsspeicher des Servers, nicht in einer Datenbank oder Protokolldatei. Nach spätestens einer Stunde ohne weitere Anfrage löscht sie das Aufräumen, das jede Minute läuft; ein Neustart des Servers leert sie ganz.

Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung deines Kontos nach den Nutzungsbedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die freiwilligen Angaben machst du mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du widerrufst, indem du die Angabe löschst. Für den Schutz vor Missbrauch und die Nachweise stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb und daran, Vertragsschluss und Vertragsänderungen belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Alter und Geburtsdatum

Ein eigenes Squova-Konto kannst du ab sechzehn Jahren anlegen. Beim Registrieren fragen wir dein Geburtsdatum ab und speichern es, denn davon hängt ab, ob du ein Konto anlegen darfst (Art. 8 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Ändern kannst du das Datum danach nicht mehr selbst; ist es falsch, schreib uns.

Bist du sechzehn oder siebzehn, bestätigst du beim Registrieren zusätzlich, dass deine Erziehungsberechtigten einverstanden sind. Wir speichern, wann du das bestätigt hast. Nachprüfen können wir es nicht, wir verlassen uns auf deine Angabe.

Bist du jünger als sechzehn, gibt es für dich derzeit keinen Zugang. Gibst du ein Geburtsdatum darunter an, bekommst du eine Absage, und wir speichern von diesem Versuch nichts.

Dein Geburtsdatum sehen du selbst und in deinen Teams die Personen mit dem Recht „Kontaktdaten sehen“, voreingestellt Inhaber:in, Admins und Trainer:innen: in deinem Profil im Team, im Export der Mitgliederliste und ohne Jahr als Erinnerung auf der Startseite. Ob die anderen im Team deinen Geburtstag sehen, entscheidest du in den Einstellungen unter „Datenschutz“; voreingestellt ist das aus.

Dass diese Personen dein Geburtsdatum in deinem Profil und im Export sehen, stützen wir auf das berechtigte Interesse deines Teams, Altersklassen, Spielberechtigungen und Meldungen an einen Verband zu klären (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Was dein Team danach mit dem Datum tut, etwa einen Export weitergeben, verantwortet dein Team. Die Erinnerung auf der Startseite stützen wir auf das berechtigte Interesse deines Teams, seine Mitglieder zu betreuen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Widerspruchsrecht: Der Erinnerung widersprichst du, indem du in den Einstellungen unter „Datenschutz“ „Trainerteam an Geburtstag erinnern“ ausschaltest; dann erscheinst du dort nicht mehr. Dem Zugriff in Profil und Export kannst du nach Art. 21 DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben. Schreib uns dazu (Abschnitt 26). Wir prüfen deinen Widerspruch und antworten dir innerhalb eines Monats. Sehen dürfen diese Personen dein Geburtsdatum danach nur noch, wenn zwingende Gründe deines Teams überwiegen, etwa eine Spielberechtigung, die sich ohne dein Alter nicht klären lässt.

5. Wie du außerhalb deines Teams erscheinst

In deinem Team sehen die anderen Mitglieder deinen Namen so, wie du ihn im Konto eingetragen hast. Außerhalb deines Teams, also in deinem Verein, in verbundenen Teams und auf öffentlichen Seiten, erscheint eine gekürzte Form deines eigenen Namens. Voreingestellt sind das deine Initialen, auf öffentlichen Wettbewerbs-Seiten die Kurzform („Anna A.“).

Ohne dein Zutun steht außerhalb deines Teams nicht dein voller Name, mit einer Ausnahme für Ämter im Vorstand eines Vereins (Abschnitt 15). In verbundenen Teams erscheinst du mit deinen Initialen und dem Team dahinter.

Du kannst mehr zeigen, wenn du möchtest. Im Konto unter „Öffentliches Profil“ wählst du für drei Kreise getrennt, wie viel von deinem Namen dort steht: für deinen Verein, für verbundene Teams und für öffentliche Seiten. Zur Wahl stehen der volle Name, die Kurzform („Anna A.“) und die Initialen. Für deinen Verein und für verbundene Teams ist diese Wahl eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; du kannst sie jederzeit ändern oder zurücknehmen, und sie wirkt sofort. Solange du dort nichts wählst, bleibt es in deinem Verein und in verbundenen Teams bei den Initialen. Für öffentliche Seiten gilt eine eigene Rechtsgrundlage, siehe Abschnitt 17.

Zwei Grenzen gelten unabhängig von deiner Wahl. Auf öffentlichen Seiten zeigen wir höchstens die Kurzform, auch wenn du volljährig bist, weil diese Seiten ohne Konto erreichbar sind. Und unter 18 Jahren ist die Kurzform überall außerhalb deines Teams die Obergrenze; dasselbe gilt, solange in deinem Konto kein Geburtsdatum steht.

Was du auch wählst, es ist eine Kürzung deines eigenen Namens und kein frei gewählter Name.

Neben dem Namen kannst du ein Bild für außerhalb deiner Teams hinterlegen. Es liegt getrennt von deinem Profilbild und muss kein Foto von dir sein. Ob es gezeigt wird, entscheidest du mit einem Schalter (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); auf öffentlichen Spielplänen erscheint es nicht. Gespeichert werden je Kreis deine Wahl, das Bild und der Schalter.

6. Eigene Sticker

Einen Sticker legst du aus einem Foto oder einem Video an. Solange du ihn bearbeitest, liegt das Foto bis zu 15 Minuten auf unserem Server; spätestens beim Speichern löschen wir es. Ein Video wandeln wir in einem Arbeitsgang um und löschen es danach. Gespeichert bleibt der fertige Sticker mit dem Namen des Pakets, in dem er liegt, bis du ihn löschst.

Private Sticker gehören dir und keinem Team. Die Verwaltung eines Teams kommt nicht an sie heran, und sie bleiben dir, wenn du ein Team verlässt. Verschickst du einen im Chat, sehen ihn alle in diesem Gespräch. Löschst du ihn oder dein Konto, verschwindet das Bild auch aus den Nachrichten, in denen du ihn verschickt hast; dort steht dann „Sticker nicht mehr verfügbar“.

Gibst du einen Sticker ins Team, legen wir eine Kopie an, die dem Team gehört und bleibt, wenn du deinen löschst.

Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Benachrichtigungen und E-Mails

Meldungen in der App: Was in deinen Teams passiert, erscheint als Meldung in der Glocke, mit Anlass, Absender und einem kurzen Auszug. Diese Meldungen speichern wir bei deinem Konto. Wir löschen sie 90 Tage nach ihrem Entstehen, früher, wenn du das Team verlässt, aus dem sie stammen, oder dein Konto löschst. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Push-Nachrichten: Erlaubst du Mitteilungen, speichern wir eine Push-Kennung deines Geräts. In der App holt dein Gerät diese Kennung selbst bei Expo ab (Abschnitt 13). Im Browser meldet es ein Abonnement beim Push-Dienst deines Browser-Herstellers an, und wir speichern dessen Adresse und Schlüssel.

Eine Push-Nachricht enthält den Anlass, den Namen des Absenders und je nach Art einen Auszug: bei Chat-Nachrichten die ersten 80 Zeichen, bei Kommentaren und Feedback bis zu 200 Zeichen, bei neuen Terminen, Ankündigungen und Umfragen deren Titel. Aus der App geht sie an Expo und von dort an Apple (iOS) oder Google (Android). Im Browser verschlüsseln wir den Inhalt für dein Gerät, bevor er an den Push-Dienst geht.

Stammt eine Meldung aus einem verbundenen Team, steht der Absender in der sparsamsten Form, die er für einen seiner drei Kreise gewählt hat (Abschnitt 5), also höchstens in der Kurzform, und ohne den Text von Chat-Nachrichten und Kommentaren (Abschnitt 16).

Rechtsgrundlage für Push-Nachrichten ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du steuerst sie in den Einstellungen deines Geräts und im Konto unter „Einstellungen“, dort für alle Geräte und je Kategorie. Fest an bleiben zwei Kategorien: „Squova hat gehandelt“, mit der wir dir Eingriffe des Betriebs mitteilen (Abschnitt 11), und „Löschung eines Teams“, mit der du erfährst, dass die Inhaber:in ein Team löscht, in dem du bist (Abschnitt 14).

E-Mails: Wir verschicken E-Mails über Brevo (Sendinblue GmbH). Anlässe sind Codes zum Bestätigen der Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts, Einladungen in ein Team (Abschnitt 19), Mitteilungen zu Änderungen der Nutzungsbedingungen und des Vertrags zur Auftragsverarbeitung, Prüfnachrichten des Betriebs und die Mitteilungen zu Meldungen nach dem Digital Services Act (Abschnitt 9). Dazu kommen Eingriffe des Betriebs mit ihrem Grund (Abschnitt 11): an dich die Sperre oder Löschung deines Kontos und, wenn wir deine E-Mail-Adresse ändern, ein Hinweis an die bisherige Adresse; an die Inhaber:innen eines Teams, ohne Inhaber:in an den Vorstand seines Vereins, Maßnahmen an diesem Team; an den Vorstand eines Vereins Änderungen am Verein; und an eine Inhaber:in die Freigabe des Exports eines Teams im Papierkorb. In einer E-Mail stehen deine Adresse, meist dein Vorname und der Inhalt der Mitteilung.

Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden, halten wir Empfänger und Betreff im Server-Fehlerprotokoll fest (Abschnitt 10). Die letzten Versandversuche mit Empfänger und Betreff hält der Server außerdem bis zum nächsten Neustart im Arbeitsspeicher.

Rechtsgrundlage für E-Mails ist die Bereitstellung deines Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Mitteilungen, zu denen wir verpflichtet sind, diese Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

8. Support-Anfragen

Schreibst du uns aus der App, speichern wir Kategorie, Betreff und Nachrichten deiner Anfrage, angehängte Bilder, deine E-Mail-Adresse, die App-Version, dein Betriebssystem und die Ansicht, die du zuletzt geöffnet hattest. Um einen Fehler zu finden, sehen wir zu deiner Anfrage die letzten Server-Fehler deines Kontos und Absturzberichte aus der Zeit kurz vor und nach der Anfrage (Abschnitt 10).

Meldest du in deinem Team einen Beitrag und bittest dabei ausdrücklich darum, Squova einzuschalten, wird daraus eine Support-Anfrage mit einem Auszug des gemeldeten Beitrags (Abschnitt 14). Bist du Inhaber:in eines Teams, das wir in den Papierkorb gelegt haben, bittest du in einer Anfrage um den Export seiner Daten (Abschnitt 11).

Deine Anhänge kannst du selbst löschen. Eine abgeschlossene Anfrage löschen wir samt Nachrichten und Anhängen zwei Jahre nach ihrer letzten Aktivität. Haben wir geantwortet und kommt 90 Tage lang keine Nachricht mehr, schließen wir die Anfrage; dasselbe gilt für jede offene Anfrage eines gelöschten Kontos. Die zwei Jahre zählen dann ab der letzten Nachricht. Eine Anfrage, auf die wir noch nicht geantwortet haben, bleibt offen.

Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung deines Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die technischen Angaben unser berechtigtes Interesse, Fehler zu finden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Meldungen, Sperren und Blockieren

Meldungen ohne Konto: Über squova.de/inhalt-melden kann jede Person Inhalte melden, die sie für rechtswidrig hält (Art. 16 Digital Services Act). Wir speichern Name und E-Mail-Adresse der meldenden Person, die Fundstelle, den Grund, die Begründung, ihre Erklärung, die Angaben nach bestem Wissen zu machen, und den Stand der Bearbeitung. Sie bekommt eine Eingangsbestätigung und später unsere Entscheidung per E-Mail. Die Mitteilung an die Person, deren Inhalt betroffen ist, nennt die meldende Person nicht. Wir löschen die Meldung nach drei Jahren. Rechtsgrundlage ist unsere Pflicht aus dem Digital Services Act (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Sperren: Wir können einzelne Inhalte in einem Team sperren. Dazu speichern wir, welcher Inhalt es ist, den Grund, wer von uns gesperrt hat und wann. Wer den Inhalt eingestellt hat, bekommt eine Begründung per E-Mail. Die Inhaber:innen des Teams, ohne Inhaber:in der Vorstand seines Vereins, bekommen eine E-Mail mit der Art des Inhalts und dem Grund, beim Aufheben der Sperre ebenso; wer den Inhalt gemeldet hat, nennen wir dabei nicht. Heben wir die Sperre auf, löschen wir den Eintrag. Besteht sie drei Jahre, löschen wir den gesperrten Inhalt endgültig und danach die Sperre. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, rechtswidrige Inhalte nicht weiter zu verbreiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Blockieren: Blockierst du eine Person, speichern wir, wen du wann blockiert hast. Der Eintrag bleibt, bis du die Blockade aufhebst oder eines der beiden Konten gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wie Meldungen innerhalb eines Teams ablaufen, steht in Abschnitt 14.

10. Betrieb, Sicherheit und Sicherungen

Server-Fehlerprotokoll: Tritt auf dem Server ein Fehler auf, halten wir Fehlermeldung, technische Fehlerspur, die aufgerufene Adresse und dein Konto fest; geheime Schlüssel in Adressen machen wir dabei unkenntlich. Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden, stehen dort Empfänger und Betreff, nicht der Inhalt. Wir löschen Einträge nach 90 Tagen, und das Protokoll hält höchstens die letzten 500.

Absturzberichte: Stürzt die App ab, schickt sie uns die Fehlermeldung, die technische Fehlerspur, die App-Version, dein Betriebssystem, dein Konto und den Bildschirm, auf dem du zuletzt warst. Was du davor getan oder eingegeben hast, zeichnen wir nicht auf. Dein Konto brauchen wir darin, um eine Support-Anfrage von dir mit dem Absturz zusammenzubringen. Wir löschen Absturzberichte nach 90 Tagen.

Systemjournal: Betriebsmeldungen und Fehlerspuren schreibt der Server außerdem in das Systemjournal des Servers. E-Mail-, IP- und Push-Adressen machen wir dort unkenntlich, von Web-Adressen bleibt nur der Anbieter; Kennungen von Konten und Teams bleiben stehen, damit sich ein Fehler zuordnen lässt. Der vorgeschaltete Webserver schreibt eigene Fehlermeldungen dorthin, die IP-Adressen enthalten können. Das Journal liegt außerhalb des verschlüsselten Bereichs und löscht Einträge nach 14 Tagen; weil es dafür ganze Tagesdateien entfernt, bleibt ein Eintrag höchstens 15 Tage.

Für diese Protokolle ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst dem nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Löschst du dein Konto, löschen wir deine Absturzberichte sofort und entfernen im Server-Fehlerprotokoll den Bezug zu deinem Konto; im Systemjournal läuft er mit dessen Frist aus.

Sicherungen: Einmal täglich sichern wir Datenbanken und Dateien verschlüsselt auf einen getrennten Speicher der Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland. Wir bewahren 30 tägliche und 12 monatliche Stände auf. Vor jeder Aktualisierung des Servers legen wir zusätzlich eine Kopie der Datenbanken im verschlüsselten Bereich des Servers ab; davon bleiben die fünf neuesten, soweit sie nicht älter als 30 Tage sind, und in jedem Fall die neueste. Löschst du Daten, verschwinden sie sofort aus dem laufenden Betrieb und aus den Sicherungen mit Ablauf dieser Fristen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Daten nach einem Ausfall wiederherstellen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DSGVO).

Verbindungen zu Squova sind verschlüsselt (HTTPS), und jedes Team hat eine eigene Datenbank-Datei.

11. Eingriffe des Betreibers

Für den Betrieb nutzen wir ein eigenes Verwaltungs-Werkzeug. Zugang haben nur ausdrücklich freigeschaltete Personen, und sich dort als eine andere Person anzumelden, ist nicht möglich.

Zu einem Konto sehen wir dort E-Mail-Adresse, Name, Telefonnummer, Geburtsdatum, die Bestätigung der Erziehungsberechtigten, Sperren, angekündigte Löschungen, Teams mit Rollen und die angemeldeten Geräte mit User-Agent und Zeitpunkten. Zu einem Team sehen wir die Mitglieder mit Name, E-Mail-Adresse, Status und Rollen, zu einer Support-Anfrage die Angaben aus Abschnitt 8.

Änderungen, die wir dort vornehmen, halten wir in einem Protokoll fest, ebenso, wenn wir dort Angaben zu Personen ansehen, etwa ein Konto, ein Team, eine Support-Anfrage oder Suchergebnisse: wer von uns, was, an welchem Konto, Team oder Verein, mit welchem Grund und wann; beim Öffnen eines Kontos auch dessen E-Mail-Adresse, bei einer Suche den Suchbegriff. Ruft dieselbe Person dieselbe Ansicht innerhalb von 10 Minuten erneut auf, bleibt es bei einem Eintrag. Wir löschen Einträge nach drei Jahren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb und daran, unser eigenes Handeln belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einsicht in Inhalte eines Teams: Um eine Support-Anfrage zu bearbeiten, können wir in Inhalte eines Teams sehen: Termine, Namen und Größen von Dateien, Ankündigungen und Sticker, Chat-Nachrichten und Finanz-Buchungen aber nur, wenn die Anfrage von einem Mitglied dieses Teams oder vom Vorstand seines Vereins stammt. Wir sehen höchstens die 50 jüngsten Einträge einer Art, nennen jedes Mal einen Grund und halten die Einsicht im Protokoll fest, und die Mitglieder des Teams bekommen darüber eine Meldung. Dabei handeln wir im Auftrag des Teams.

Besteht der konkrete Verdacht auf strafbare Inhalte, sehen wir auf dieselbe Weise ein, aber ohne Meldung an das Team, damit keine Beweise verschwinden. Das stützen wir auf unser berechtigtes Interesse, rechtswidrige Nutzung abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir zählen diese Fälle und nennen dem Team die Zahl auf Anfrage.

Sperren: Sperren wir ein Konto, bekommt die Person eine E-Mail mit dem Grund, und alle ihre Sitzungen enden. Sperren wir ein Team, bekommen seine Inhaber:innen eine E-Mail mit dem Grund; hat das Team keine Inhaber:in, geht sie an den Vorstand seines Vereins. Heben wir die Sperre eines Teams auf, erfahren sie es ebenso.

Berichtigen: Wir können eine E-Mail-Adresse oder ein Geburtsdatum berichtigen, eine Adresse als bestätigt markieren und das Zurücksetzen eines Passworts auslösen. Ändern wir eine E-Mail-Adresse, bekommt die bisherige Adresse einen Hinweis darauf, ohne die neue zu nennen.

Rollen: Wir können einer Person in einem Team eine Rolle geben oder nehmen, außer der Inhaberschaft. Die Person bekommt darüber eine Meldung in der App, die Inhaber:innen eine E-Mail mit dem Grund. Geht die E-Mail an den Vorstand, weil das Team keine Inhaber:in hat, nennt sie die Person nicht.

Konto löschen: Wir können ein Konto auch selbst löschen, etwa nach einem Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen. Das kündigen wir mit Grund und Datum per E-Mail an und beenden sofort alle Sitzungen; 14 Tage später löschen wir das Konto, wie in Abschnitt 24 beschrieben, und bis dahin können wir die Löschung zurücknehmen. In dringenden Fällen löschen wir sofort und schicken vorher eine E-Mail mit dem Grund; hat die Person die Löschung selbst verlangt, ist diese E-Mail die Bestätigung.

Teams und Vereine: Ein Team, das wir löschen, ist sofort nicht mehr erreichbar und liegt 30 Tage im Papierkorb, aus dem wir es wiederherstellen können; danach löschen wir es mit allen Daten. Seine Inhaber:innen, ohne Inhaber:in der Vorstand seines Vereins, bekommen dazu eine E-Mail mit dem Grund und dem Tag der Löschung, und ebenso eine E-Mail, wenn wir das Team wiederherstellen oder umbenennen. Einen Verein löschen wir nur, wenn ihm kein Team mehr angehört; sein Vorstand bekommt dazu eine E-Mail mit dem Grund, ebenso, wenn wir den Verein umbenennen.

Export nach dem Papierkorb: Bis zum Tag der Löschung kann eine Inhaber:in des Teams in einer Support-Anfrage um die Daten des Teams bitten (Abschnitt 8). Wir geben ihr dann den Export frei, für sieben Tage und höchstens bis zum Tag der Löschung, und sie bekommt den Weg per E-Mail. Die Pakete lädt sie in der App herunter, und jedes steht im Protokoll des Teams (Abschnitt 14). Wir speichern, für wen und bis wann die Freigabe gilt und wer von uns sie erteilt hat. Dabei handeln wir im Auftrag des Teams und sehen die Daten selbst nicht.

Grundlage für diese Eingriffe sind die Nutzungsbedingungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an einem rechtmäßigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

12. Nutzungsstatistik

Um die App zu verbessern und den Betrieb zu planen, werten wir aus, wie Squova genutzt wird: Anzahl und Größe der Teams, Auslastung, genutzte Bereiche, Speicherverbrauch und Fehlerhäufigkeit. Die Zahlen liegen je Team und über alle Teams hinweg vor, ohne Bezug auf einzelne Personen und ohne Inhalte von Nachrichten, Dateien oder Dokumenten. Wir zählen, wie oft ein Bereich in einem Team benutzt wird, und speichern dazu keine Kennung, aus der hervorginge, wer ihn geöffnet hat.

Für diese Auswertung sind wir selbst Verantwortlicher und nicht Auftragsverarbeiter deines Teams; der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nimmt sie deshalb aus (dort § 3.4). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden, planbaren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst dem nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

13. Speicher auf deinem Gerät und App-Updates

Die App speichert auf deinem Gerät, was sie zum Funktionieren braucht: deinen Anmelde-Schlüssel und deine Konto-Angaben, in der App im geschützten Speicher des Geräts, im Browser im lokalen Speicher. Dazu eine Kopie der zuletzt geladenen Inhalte, damit sie schneller startet und ohne Netz etwas zeigt, Entwürfe von Chat-Nachrichten und Einstellungen wie Farbschema, gewähltes Team und ausgeblendete Hinweise. Auf geteilten Seiten merkt sich dein Browser den Schlüssel zu deiner Antwort auf eine Termin-Einladung, die Mannschaft, die du im Spielplan gewählt hast, und auf der Seite zum Eintragen von Ergebnissen den Namen, den du dort angegeben hast.

Die Kopie der Inhalte gilt höchstens 24 Stunden und wird mit jeder neuen App-Version verworfen. Meldest du dich ab, entfernt die App Anmelde-Schlüssel, Konto-Angaben und die Kopie der Inhalte vom Gerät.

Diese Speicherung ist unbedingt erforderlich, damit wir dir den Dienst bereitstellen können, den du nutzen möchtest (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Werbe-, Analyse- oder Tracking-Kennungen legen wir nicht ab.

App-Updates: Die App auf iOS und Android fragt beim Öffnen beim Dienst Expo (650 Industries, Inc., USA) nach, ob es eine neue Version gibt, und lädt sie von dort. Dabei erreichen Expo deine IP-Adresse, dein Betriebssystem und zufällige Kennungen der Installation. Ebenso holt dein Gerät seine Push-Kennung selbst bei Expo ab (Abschnitt 7). Expo ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und nennt zusätzlich Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung einer aktuellen, funktionierenden App (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

14. Daten in deinen Teams

Für die folgenden Daten ist verantwortlich, wer dein Team betreibt (Abschnitt 2). Welche davon anfallen, hängt davon ab, welche Bereiche dein Team nutzt. Die Rechtsgrundlage legt dein Team fest; meist ist es die Mitgliedschaft im Team oder im Verein (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

• Profil im Team: Spitzname, Trikotnummer, Trikotgröße, Position und Nebenposition, Rollen und Ämter.
• Kontaktdaten: Telefonnummer, Adresse, Notfallkontakt und E-Mail-Adresse aus deinem Konto sehen im Team die Personen mit dem Recht „Kontaktdaten sehen“. Wer die Mitgliederliste sehen darf, sieht sie deshalb nicht automatisch mit.
• Nutzung der Bereiche: Zu- und Absagen, Begleitpersonen, Anwesenheit, Verspätungs-Meldungen, übernommene Aufgaben, Fahrgemeinschaften, Chat-Nachrichten und Sprachnachrichten, Kommentare, Reaktionen, Lesestatus, Umfrage-Stimmen, Feedback, hochgeladene Dateien, Team-Sticker, Finanz- und Umlagen-Angaben, Aufstellungen, wertvollste Spieler:in und Spielzüge.
• Wenn dein Team sie einschaltet: Skill-Bewertungen des Trainerstabs mit Kommentar und Verlauf, auf Wunsch deine Selbsteinschätzung, sowie Punkte, Abzeichen und Rangliste. Voreingestellt ist beides aus.
• Deine Verfügbarkeit, wenn du sie angibst: ein Datum, bis wann du nicht kannst, und auf Wunsch ein Grund aus einer festen Liste (Krankheit, Verletzung, Urlaub, Persönlich, Sonstiges). Freien Text nimmt das Feld nicht an. Das Datum und die Gründe Urlaub, Persönlich und Sonstiges stützt dein Team auf sein berechtigtes Interesse an der Trainingsplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Krankheit und Verletzung sind Gesundheitsdaten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO). Wir speichern sie nur, wenn du vorher ausdrücklich einwilligst (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); ohne dein Häkchen speichern wir auch das Datum nicht. Du kannst die Angabe jederzeit löschen, dann ist auch die Einwilligung weg. Grund und Einwilligung löschen wir 30 Tage nach dem Enddatum.
• Datum und Grund sehen du und die Personen mit dem Recht „Verfügbarkeit sehen“, voreingestellt das Trainerteam. Alle anderen im Team sehen nur, dass du gerade nicht verfügbar bist. In Push-Nachrichten steht der Grund nicht.
• Einwilligungen, die dein Verein festhält: wofür du oder bei Minderjährigen eine sorgeberechtigte Person eingewilligt hat, an welchem Tag, wer erklärt und wer es eingetragen hat. Welche es gibt, legt dein Verein fest, etwa für Fotos oder Mitfahrten. Squova holt diese Einwilligungen nicht ein, es hält sie nur fest. Widerrufst du, wirkt das für die Zukunft, und der Eintrag bleibt mit dem Vermerk „widerrufen am …“ stehen, weil dein Verein nachweisen muss, dass die Einwilligung vorlag (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Sichtbar ist das für dich und für die Personen mit dem Recht „Einwilligungen“, voreingestellt Inhaber:in und Admin.
• Kontakte und Notfallkontakte: Angaben zu Personen ohne Konto, etwa Hallenwart, Physiotherapeutin oder Schiedsrichter, die dein Team einträgt.
• Meldungen über Beiträge: Meldest du einen Beitrag, speichern wir, wer wen gemeldet hat, den Grund, deine Anmerkung und einen Auszug des Beitrags. Sehen können das die Personen mit dem Recht „Meldungen sehen“, voreingestellt Inhaber:in und Admin, mit den Namen beider Seiten. Squova sieht die Meldung nur, wenn du ausdrücklich darum bittest (Abschnitt 8). Erledigte Meldungen löschen wir 18 Monate nach ihrer Erledigung.
• Protokolle deines Teams: wer wem wann welche Rolle gegeben oder genommen hat (Rechte-Protokoll), wann jemand das Team verlassen hat oder entfernt wurde, ohne Angabe der Person, die ging, bei „entfernt“ aber mit dem Namen der handelnden Person, und wer die Mitgliederliste mit Kontaktdaten oder die Daten des ganzen Teams exportiert hat. Sehen können das die Personen mit dem Recht „Audit-Log“. Wir löschen Einträge nach 18 Monaten; verlässt du das Team, fallen deine Einträge im Rechte-Protokoll sofort.
• Export der Mitgliederliste: Personen mit dem Recht „Kontaktdaten sehen“ können die Liste mit E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, Geburtsdatum und Notfallkontakt als Datei herunterladen. Die Datei verlässt Squova; was danach mit ihr geschieht, verantwortet dein Team.
• Export des ganzen Teams: Die Inhaber:in kann alle Daten des Teams herunterladen, darunter die Kontaktdaten aller Mitglieder, Beiträge, Dateien, die Wettbewerbe, die das Team ausrichtet, und den Verbund-Chat. Geheime Kennzeichen von Links sind nicht dabei. Die Dateien verlassen Squova; was danach mit ihnen geschieht, verantwortet dein Team.
• Löschung des Teams: Löscht die Inhaber:in das Team, bleibt es 30 Tage nutzbar, und alle Mitglieder bekommen eine Meldung. In dieser Zeit exportierst du deine eigenen Daten in deinem Profil (Abschnitt 25). Danach löschen wir das Team mit allen Daten.
• Kalender-Abo: Wer das Recht „Termine sehen“ hat, kann die Termine des Teams in einer Kalender-App abonnieren. Das Abo enthält Titel, Zeit, Ort und Notiz der Termine ab 30 Tagen zurück, ohne Termine mit eingeschränkten Empfängern und ohne Namen oder Zusagen. Es liegt unter einer geheimen Adresse, die ohne Anmeldung funktioniert: Wer sie kennt, kann diese Termine lesen. Wer bei Terminen das Recht „Verwalten“ hat, kann die Adresse in den Einstellungen erneuern; die alte funktioniert danach nicht mehr.
• Ehemaligen-Verzeichnis, wenn dein Team es einschaltet: dein Name und der Zeitraum deiner Mitgliedschaft, nachdem du gegangen bist, sonst nichts. Grundlage ist das berechtigte Interesse des Vereins an seiner Geschichte, etwa für Jubiläen und Ehrungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Voreingestellt ist es aus. Den Eintrag löschen wir nach zehn Jahren.

Dem Eintrag im Ehemaligen-Verzeichnis kannst du jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), ohne Begründung: Wende dich an dein Team, dann wird er entfernt.

15. Wenn dein Team zu einem Verein gehört

Mehrere Teams können zu einem Verein gehören, und ein Verein kann auch ohne Team bestehen. Wer dort die Rolle „Vorstand“ hat, sieht die Teams des Vereins gemeinsam, ohne Mitglied in jedem zu sein: je Team die Zahl der aktiven Mitglieder und den Kassenstand, die Termine mit Titel, Zeit, Ort und der Zahl der Zusagen und offenen Antworten, und einen Finanzbericht mit Einnahmen, Ausgaben und Saldo je Team.

Chat, einzelne Buchungen und wer zu- oder abgesagt hat, sieht der Vorstand dort nicht, und Termine mit eingeschränkten Empfängern fehlen in seiner Sicht. Schreiben kann er an dieser Stelle Ankündigungen an alle Teams des Vereins; sie tragen den Namen der Person, die sie verfasst hat.

Um jemanden in den Vorstand zu berufen, sehen der Vorstand und die Personen mit dem Recht „Zugang verwalten“ in einem Team des Vereins eine Liste aller aktiven Mitglieder der Vereins-Teams. Dort steht jede Person mit dem Team, aus dem sie kommt, und mit ihrem Namen in der Form, die sie für ihren Verein gewählt hat (Abschnitt 5); wer mit ihr in einem Team ist, sieht ihren vollen Namen.

Ein Amt im Vorstand steht mit deinem vollen Namen in der Vereins-Sicht, auch wenn du für deinen Verein eine kürzere Form gewählt hast. Das gilt nur für das Amt selbst und nur für Vorstandsmitglieder: Ein Amt ist eine Funktion im Verein, und es steht ohnehin in der Satzung und am Aushang. Wer kein Amt hat, erscheint auch im Verein in der Form, die er gewählt hat. Möchtest du das nicht, nimm das Amt nicht an oder lass es beenden.

Die Rolle kommt zu deiner Team-Rolle hinzu und ändert daran nichts. Ihre Rechte liegen fest und lassen sich nicht je Verein anders zuschneiden.

Für die gebündelten Zahlen ist der Verein verantwortlich, so wie dein Team für seine Daten. Wer einen Verein anlegt, gibt an, für wen er das tut, und schließt dabei den Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit uns.

16. Wenn Teams sich vernetzen

Teams können sich verbinden, um Termine, Ankündigungen, Dateien und Sport-Inhalte gezielt zu teilen und einen gemeinsamen Chat zu führen. Jedes Team kann die Verbindung jederzeit einseitig lösen.

Das andere Team sieht, was ausdrücklich freigegeben wurde: den Inhalt selbst, deinen Namen in der Form, die du für verbundene Teams gewählt hast (Abschnitt 5), den Team-Namen sowie deine Zu- und Absagen, Kommentare und Chat-Beiträge dazu.

Benachrichtigungen an das andere Team tragen bei Chat-Nachrichten deinen Namen gekürzt, und zwar in der sparsamsten Form, die du für einen deiner drei Kreise gewählt hast, höchstens in der Kurzform; bei Kommentaren und Reaktionen tragen sie nur den Team-Namen, und bei Chat-Nachrichten und Kommentaren keinen Text. Reagiert jemand aus dem anderen Team auf deine Nachricht, steht in deiner Benachrichtigung ein Auszug deiner eigenen Nachricht.

17. Öffentliche Wettbewerbs-Seiten

Wer einen Wettbewerb ausrichtet, kann dessen Spielplan und Tabelle über einen Link öffentlich stellen. Diese Seite ist ohne Konto und ohne Anmeldung erreichbar, also für jeden, dem der Link weitergegeben wird, und möglicherweise für Suchmaschinen.

Zu sehen sind dort: Bezeichnung, Saison und Beschreibung des Wettbewerbs, das ausrichtende Team, die teilnehmenden Teams, Spieltage mit Ort, Adresse und Zeit, Ergebnisse, laufende Spielstände, die Tabelle und die eingetragenen Schiedsrichter. Personennamen erscheinen dort, wo ein Team aus einzelnen Personen besteht, also bei Beach-Paaren, und dann höchstens in der Kurzform („Anna A. / Lena B.“), nicht mit vollem Namen. Wer für öffentliche Seiten die Initialen gewählt hat, steht dort mit Initialen. Bei einem Paar gilt für beide die sparsamere der zwei Wahlen, sonst ließe sich aus dem Unterschied auf den Grund schließen. Profilbilder erscheinen dort nicht, und Ansprechpartner der teilnehmenden Teams stehen dort nicht.

Beschreibung und Namen von Schiedsrichtern trägt das ausrichtende Team als freien Text ein und verantwortet, was dort steht.

Ob ein Wettbewerb öffentlich ist, entscheidet das ausrichtende Team. Der Link lässt sich jederzeit abschalten; danach ist die Seite nicht mehr erreichbar, und ein neuer Link bekommt eine neue Adresse.

Rechtsgrundlage: Anders als in deinem Verein und in verbundenen Teams (Abschnitt 5) beruht die Kurzform hier nicht auf deiner Einwilligung, sondern auf dem berechtigten Interesse des ausrichtenden Teams und der anderen Teilnehmenden an einem brauchbaren Spielplan (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Wer bei einem Beach-Wettbewerb antritt, muss im Spielplan erkennbar sein. Deshalb steht dort ohne deine Wahl die Kurzform, nicht der volle Name.

Dein Widerspruchsrecht: Du kannst dem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), eine Begründung brauchst du dafür nicht. Am einfachsten wählst du im Konto unter „Öffentliches Profil“ für öffentliche Seiten die Initialen; das wirkt sofort.

Ergebnisse ohne Konto eintragen: Das ausrichtende Team kann zusätzlich einen eigenen Link freigeben, über den Personen ohne Konto Ergebnisse eintragen, etwa die Turnierleitung vor Ort. Dieser Link ist ein anderer als der zum Lesen; über den Link zum Lesen lässt sich nichts eintragen. Wer über den Link zum Eintragen ein Ergebnis einträgt, gibt einen Namen mit 2 bis 40 Zeichen an; eine E-Mail-Adresse verlangt der Link nicht. Wir speichern Name, Zeitpunkt und Ergebnis, nicht die IP-Adresse; zur Abwehr von Missbrauch zählen wir Anfragen nur im Arbeitsspeicher (Abschnitt 3).

Den Namen sieht nur das ausrichtende Team, am Spiel und mit dem Zeitpunkt des Eintrags. Die teilnehmenden Teams sehen, dass und wann über den Link eingetragen wurde, aber nicht von wem; die öffentliche Seite zeigt nicht, wer ein Ergebnis eingetragen hat. Den Namen löschen wir 30 Tage nach dem Spiel; das Ergebnis bleibt, und am Spiel steht danach nur noch „über Link“. Der Link erlischt sieben Tage nach dem letzten Spieltag; solange kein Spieltag angesetzt ist, gilt er, bis das ausrichtende Team ihn abschaltet. Abschalten oder durch einen neuen ersetzen kann es ihn jederzeit.

Verantwortlich ist das ausrichtende Team. Rechtsgrundlage für den Namen ist sein berechtigtes Interesse, bei einem eingetragenen Ergebnis nachfragen zu können, von wem es stammt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

18. Wenn ein Termin extern geteilt wird

Ein Team kann einen Termin über eine geheime Adresse für Leute öffnen, die Squova nicht nutzen. Wer den Link öffnet, sieht Team- und Vereinsnamen, Titel, Zeit, Ort, Treffpunkt, Meldeschluss sowie die Zahl der Zusagen und der freien Plätze, die Beschreibung nur, wenn das Team sie freigibt. Namen der Mitglieder, Kommentare, Anhänge und das Protokoll sind dort nicht zu sehen.

Wer von außen antwortet, trägt selbst seinen Namen, die Antwort, die Zahl der Begleitpersonen und auf Wunsch eine Notiz ein; eine E-Mail-Adresse verlangt die Einladung nicht. Das Team sieht diese Angaben, und wer den Link angelegt hat, bekommt eine Meldung mit dem Namen. Hat das Team es erlaubt, sehen die Gäste desselben Links gegenseitig Namen, Antwort und Begleitpersonen, nicht aber die Notizen. Verantwortlich ist das Team, das den Link verschickt hat.

Die Antworten löschen wir 30 Tage nach dem jeweiligen Termin; wer den Link verwaltet, kann sie auch vorher entfernen. Der Link selbst erlischt sieben Tage nach dem letzten Termin.

Antworten von außen zählen für ein Teilnehmer-Limit und die Warteliste, fließen aber in keine Statistik, keine Anwesenheit und keine Punkte ein.

19. Wenn du in ein Team eingeladen wirst

Wer ein Team verwaltet, kann eine Einladung an eine E-Mail-Adresse schicken lassen. Dafür speichern wir diese Adresse und sonst nichts über die eingeladene Person. Die E-Mail nennt das Team, die einladende Person und die vorgesehene Rolle. Verantwortlich ist das Team, das einlädt; Grundlage ist sein berechtigtes Interesse, die Person zu erreichen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Adresse löschen wir, sobald die Einladung eingelöst, zurückgezogen oder abgelaufen ist; eine Einladung läuft nach 14 Tagen ab. Stehen bleibt, dass eingeladen wurde und von wem. Wer eine Einladung nicht erwartet hat, muss nichts tun.

Die Angabe ist freiwillig. Wer lieber selbst verschickt, bekommt einen Link zum Weitergeben, und dann speichern wir keine Adresse.

20. Ortssuche und Karten (Google)

Beim Eintragen eines Ortes, etwa für einen Termin oder ein Spiel, kannst du eine Adress-Suche nutzen. Ab drei eingegebenen Zeichen leitet unser Server deinen Suchtext an die Places-Schnittstelle der Google Maps Platform (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) weiter und zeigt dir die Vorschläge.

Dein Gerät spricht Google dabei nicht an. An Google gehen der Suchtext und ein zufälliges Sitzungs-Kennzeichen zur Abrechnung, keine Konto-Daten, keine Geräte-Kennungen und nicht deine IP-Adresse. Suchbegriffe speichern wir nicht, wir zählen nur die Anzahl der Suchanfragen.

Wählst du einen Vorschlag, speichern wir Name, Adresse und die Google-Orts-Kennung (place_id) beim jeweiligen Inhalt. Die Suche ist freiwillig; gibst du einen Ort als freien Text ein, geht nichts an Google.

Karten-Links: Tippst du auf den Ort eines Termins, öffnet sich auf iOS Apple Karten, auf Android und im Browser Google Maps. Tippst du auf die Adresse eines Mitglieds, öffnet sich Google Maps. Die Karte läuft dann außerhalb von Squova, und es gelten die Bestimmungen des Anbieters. Squova selbst bettet keine Karte ein.

Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Google kann Daten auch in den USA verarbeiten; Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln über die Google-Cloud-Datenschutzbedingungen.

Für die Orts-Vorschläge gelten ergänzend die Google-Bedingungen: https://policies.google.com/terms sowie die Google-Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy.

21. GIFs im Chat (GIPHY)

Im Chat kannst du ein GIF auswählen. Die Vorschläge kommen von GIPHY, einem Dienst der Giphy, Inc. (USA).

Suche und Bilder laufen über unseren Server; dein Gerät spricht GIPHY nicht an. An GIPHY gehen der Suchbegriff und die Kennung des gewählten Bildes, nicht deine IP-Adresse, deine Konto-Daten oder Geräte-Kennungen. Zu deinem Konto speichern wir keine Suchbegriffe. Eine Trefferliste liegt bis zu einer Stunde in unserem Arbeitsspeicher; der Suchbegriff ist dort nur ihr Schlüssel und mit keiner Person verknüpft.

Sendest du ein GIF, speichern wir dessen Kennung bei der Nachricht, keine Bilddatei. Wer die Nachricht ansieht, holt das Bild ebenfalls über unseren Server.

Die Suche läuft mit dem strengsten Jugendschutz-Filter, den GIPHY anbietet („g“, nur für alle Altersgruppen freigegebene Inhalte), und diese Einstellung lässt sich nicht ändern.

Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Verarbeitung findet in den USA statt; weil dein Gerät den Dienst nicht selbst anspricht, übermitteln wir dabei keine Kennungen zu deiner Person, sondern den Suchbegriff und die Bild-Kennung.

Es gelten ergänzend die GIPHY-Nutzungsbedingungen: https://support.giphy.com/hc/en-us/articles/360020027752-GIPHY-User-Terms-of-Service sowie die GIPHY-Datenschutzerklärung: https://support.giphy.com/hc/en-us/articles/360032872931-GIPHY-Privacy-Policy.

22. Wetter (Open-Meteo)

Für Termine, die als Außentermin markiert sind, einen Ort haben und höchstens 16 Tage entfernt liegen, zeigt die App eine Wettervorhersage. Unser Server schickt dafür den Ortstext des Termins an Open-Meteo, um die Koordinaten zu ermitteln, und danach die Koordinaten, um die Vorhersage abzurufen. Weitere Angaben gehen nicht mit, und dein Gerät spricht den Dienst nicht an.

Die ermittelten Koordinaten hält unser Server bis zum nächsten Neustart im Arbeitsspeicher, die Vorhersage bis zu 45 Minuten. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

23. Empfänger, Hosting und Drittländer

Deine Daten liegen auf Servern der IONOS SE innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums, die verschlüsselten Sicherungen bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Diese Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag:

• IONOS SE (Sitz Deutschland): Betrieb der Server, Verarbeitung in der EU oder im EWR.
• Hetzner Online GmbH (Sitz Deutschland): Speicher für die verschlüsselten Sicherungen, Rechenzentrum in Falkenstein.
• Brevo (Sendinblue GmbH): Versand unserer E-Mails (Abschnitt 7).
• Microsoft (Microsoft 365): Postfach unserer Kontaktadresse, also die E-Mails, die du uns schreibst, und die Anfragen aus dem Kontaktformular auf squova.de (Abschnitt 26).
• Expo (650 Industries, Inc., USA): Zustellung von Push-Nachrichten an Apple und Google, Ausgabe der Push-Kennung und Auslieferung von App-Updates (Abschnitte 7 und 13).
• Apple und Google: Zustellung von Push-Nachrichten an iPhones (Apple Push Notification Service) und an Android-Geräte (Firebase Cloud Messaging).
• Die Push-Dienste der Browser-Hersteller: Zustellung verschlüsselter Push-Nachrichten im Browser.
• Google Ireland Limited: Ortssuche (Abschnitt 20).
• GIPHY (Giphy, Inc., USA): GIFs im Chat (Abschnitt 21).
• Open-Meteo: Wettervorhersage (Abschnitt 22).

Drittländer: Expo, Apple, Google, GIPHY, Microsoft und die Push-Dienste der Browser können Daten in den USA verarbeiten. Grundlage ist, soweit das Unternehmen zertifiziert ist, der Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sonst oder ergänzend Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Darüber hinaus geben wir Daten an staatliche Stellen heraus, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, etwa auf eine wirksame Anordnung von Gericht oder Strafverfolgungsbehörde (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Wir prüfen jede Anfrage einzeln, geben nur heraus, was verlangt wird, und benachrichtigen das betroffene Team, sofern uns das nicht untersagt ist. Von uns aus geben wir nichts weiter.

Innerhalb deines Teams sehen berechtigte Personen bestimmte Daten, je nach den Rechten, die dein Team vergibt (Abschnitt 14).

24. Speicherdauer

Wir speichern Daten, solange dein Konto besteht, du Mitglied eines Teams bist oder der Zweck es verlangt, und darüber hinaus nur, soweit eine der Fristen unten es vorsieht oder das Gesetz es verlangt.

Team verlassen: Verlässt du ein Team, löschen wir dort dein Profil im Team, deine Rollen, Zu- und Absagen, Anwesenheiten, Skill-Bewertungen, Punkte und Abzeichen, Einwilligungen, Meldungen von dir und über deine Beiträge, deine Einträge im Rechte-Protokoll und die Benachrichtigungen aus diesem Team. In Benachrichtigungen anderer heißt du danach „Ehemaliges Mitglied“. Nachrichten, Dateien und Termine, die du angelegt hast, bleiben im Team. Führt dein Team ein Ehemaligen-Verzeichnis, bleiben dort Name und Zeitraum (Abschnitt 14).

Konto löschen: Löschst du dein Konto, entfernen wir deine persönlichen Angaben: E-Mail-Adresse, Name, Passwort, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Profilbilder und die übrigen Konto-Angaben, deine Mitgliedschaften und Rollen, auch im Verein, und in jedem Team die Daten, die auch beim Verlassen fallen. Ebenso löschen wir deine Sticker, Push-Kennungen, Sitzungen, Blockaden, Benachrichtigungen, Einstellungen und Absturzberichte. Einen Eintrag im Ehemaligen-Verzeichnis legen wir dabei nicht an.

Was du in Teams, im Verbund und im Verein geschrieben, hochgeladen oder angelegt hast, bleibt stehen, damit Gespräche und Pläne lesbar bleiben: Nachrichten, Kommentare, Ankündigungen, Dateien, Termine und Wettbewerbe. Sie tragen danach den Namen „Ehemaliges Mitglied“, ebenso Benachrichtigungen anderer, in denen du Absender warst. Private Sticker, die du verschickt hast, verschwinden auch aus diesen Nachrichten. Anmelden kannst du dich danach nicht mehr.

Nach der Löschung bleiben mit Frist: Support-Anfragen bis zwei Jahre nach ihrer letzten Aktivität, wobei wir offene nach 90 Tagen ohne Aktivität schließen; Mitteilungen zu Vertragsänderungen bis drei Jahre nach der Löschung; Einträge im Protokoll des Betriebs bis drei Jahre nach ihrer Entstehung. Ohne deine Angaben bleiben die Nachweise, dass ein Konto die Nutzungsbedingungen angenommen, ein Team oder einen Verein angelegt oder jemanden eingeladen hat.

Feste Fristen:

• Sitzungen: 30 Tage nach der letzten Nutzung.
• Code zum Bestätigen der E-Mail-Adresse: 24 Stunden. Code zum Zurücksetzen des Passworts: 15 Minuten.
• Foto im Sticker-Editor: bis zu 15 Minuten, spätestens bis zum Speichern.
• Adresse einer eingeladenen Person: bis die Einladung eingelöst oder zurückgezogen ist, längstens bis sie nach 14 Tagen abläuft.
• Grund einer Abwesenheit und die Einwilligung dazu: 30 Tage nach dem Enddatum.
• Antworten auf einen extern geteilten Termin: 30 Tage nach dem Termin.
• Name bei einem Ergebnis, das über einen Eintrage-Link eingetragen wurde: 30 Tage nach dem Spiel.
• Server-Fehlerprotokoll und Absturzberichte: 90 Tage.
• Systemjournal des Servers: 14 Tage, höchstens 15.
• Meldungen in der App: 90 Tage.
• Beantwortete Support-Anfragen ohne Aktivität: nach 90 Tagen geschlossen.
• Protokolle deines Teams: 18 Monate.
• Erledigte Meldungen über Beiträge im Team: 18 Monate nach der Erledigung.
• Abgeschlossene Support-Anfragen: zwei Jahre nach der letzten Aktivität.
• Protokoll des Betriebs und Meldungen nach dem Digital Services Act: drei Jahre.
• Gesperrte Inhalte samt Sperre: drei Jahre.
• Mitteilungen zu Vertragsänderungen an ein gelöschtes Konto: drei Jahre nach der Löschung.
• Ehemaligen-Verzeichnis: zehn Jahre.
• Team im Papierkorb: 30 Tage. Von der Inhaber:in gelöschtes Team: 30 Tage, bis dahin nutzbar. Von uns angekündigte Konto-Löschung: 14 Tage.
• Freigabe des Exports eines Teams im Papierkorb: sieben Tage, höchstens bis zur Löschung des Teams.
• Sicherungen: 30 tägliche und 12 monatliche Stände; Kopien vor einer Aktualisierung des Servers höchstens 30 Tage.

Ohne Frist in Tagen, solange ihr Zweck besteht: offene Meldungen über Beiträge im Team, bis sie erledigt sind oder die meldende oder die gemeldete Person das Team verlässt; Support-Anfragen, auf die wir noch nicht geantwortet haben, bis zu ihrem Abschluss; Blockaden, bis du sie aufhebst; Mitteilungen zu Vertragsänderungen, solange dein Konto besteht; E-Mails an unsere Kontaktadresse, auch die zu Anfragen aus dem Kontaktformular, solange wir sie für dein Anliegen brauchen oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (Abschnitt 26). Wird ein Team gelöscht, fallen seine Daten mit ihm.

25. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Für Daten in einem Team wende dich an dein Team; wir unterstützen es dabei.

In der App kannst du unter „Konto“ jederzeit deine Daten exportieren, ein Team verlassen und dein Konto löschen.

Der Auszug ist ein ZIP-Paket. Darin liegen eine Seite zum Lesen, dieselben Angaben als Tabellen und maschinenlesbar, und die Dateien, die du selbst hochgeladen hast, samt deinem Profilbild. Dateien anderer Personen sind nicht dabei. Ein Paket trägt bis zu 100 MB an Dateien; passt nicht alles hinein, nennen wir dir jede ausgelassene Datei mit Namen. Am einzelnen Team bekommst du denselben Auszug, auf dieses Team beschränkt.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO treffen wir nicht. Squova rechnet zwar Werte aus, etwa deinen Skill-Wert oder deinen Platz in der Rangliste, aber daran hängt keine Entscheidung über dich: Wer aufgestellt wird und wer welche Rolle bekommt, entscheiden Menschen in deinem Team.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, poststelle@lfdi.bwl.de.

26. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz, für einen Widerspruch und um deine Rechte auszuüben, schreib an: info@squova.de

Deine E-Mail an diese Adresse liegt in unserem Postfach bei Microsoft (Microsoft 365, Abschnitt 23). Wir bewahren sie auf, solange wir sie für dein Anliegen brauchen oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Rechtsgrundlage ist die Bearbeitung deines Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei einem Antrag auf deine Rechte unsere Pflicht, ihn zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).