Dieses Kapitel beschreibt drei Ablagen, die in Squova nebeneinander liegen: die Dateien des Teams, das Material-Inventar und das gemeinsame Adressbuch. Alle drei beantworten dieselbe Frage, nämlich wo etwas liegt.
Dateien
Ablegen
Über + lädst du hoch: Dokumente, Bilder, Videos. Jede Datei kommt in eine Kategorie, die ihr selbst anlegt („Satzung & Formulare“, „Fotos Saison 25/26“, „Spielberichte“). Kategorien lassen sich umbenennen und löschen.
Was an einen Termin gehängt wird, landet ebenfalls hier. Du musst nichts doppelt hochladen.
Fotos und Dateien, die du im Chat schickst, gehören zur Nachricht und stehen nicht in dieser Liste. Eine Datei, die schon hier liegt, teilst du im Chat über das Pluszeichen mit „Team-Datei teilen“.
Wiederfinden
Der Filter trennt Bilder, Videos und Dokumente. Auf dem Desktop steht die Vorschau direkt neben der Liste.
Angesehen wird in der App, nicht im Download-Ordner: Bilder, Videos, PDF und Office-Dokumente öffnen sich direkt. Du musst nichts herunterladen, nur um kurz nachzusehen.
Auf Android gilt das für Bilder, Videos und Textdateien. PDF und Office-Dokumente öffnet Squova dort im Browser des Geräts, weil Android sie in einer App-Ansicht nicht darstellen kann. Das passiert von selbst, du musst nichts weiter antippen.
Speicherplatz
Ein Balken zeigt, wie viel belegt ist. Das Kontingent hängt am Tarif und beträgt derzeit 1 GB im kostenlosen Tarif und 10 GB mit Premium. Große Videos füllen es am schnellsten.
Fotos, Videos, Dateien und Sprachnachrichten aus dem Chat zählen mit, obwohl sie nicht in der Liste stehen. Frei wird ihr Platz, wenn die Nachricht gelöscht ist; wurde sie weitergeleitet, erst mit der letzten Kopie.
An andere Teams freigeben
Einzelne Dateien lassen sich an verknüpfte Teams freigeben, und nur die freigegebenen. Alles andere bleibt im Team. Mehr dazu unter Verein & Team-Verbindungen.
Material
Profi-Modul. Das Material gehört ab Premium dazu.
Bälle, Netze, Antennen, Trikotsätze: Jeder Posten hat Anzahl, Zustand und Lagerort, dazu auf Wunsch eine Kategorie und eine Notiz.
Der Zustand hat vier Stufen: gut, in Ordnung, abgenutzt, defekt. Der Status sagt, wo der Posten gerade ist: verfügbar, verliehen oder in Wartung.
Ausleihen und zurückgeben
Wer Material mitnimmt, trägt es aus: ein Tipp auf Ausleihen, und der Status springt auf verliehen. Beim Zurückgeben dasselbe rückwärts. Ausleihen darf jedes Mitglied; das Inventar pflegen ist ein eigenes Recht.
Ohne den Handgriff steht im Inventar weiter „verfügbar“, während der Ballsack im Kofferraum liegt. Die Liste ist nur so viel wert wie der Eintrag beim Mitnehmen.
Material für andere Teams freigeben
Einzelne Posten lassen sich an verknüpfte Teams freigeben. Dort erscheinen sie nur zum Ansehen, ausleihen kann sie das andere Team nicht.
Damit steht vor dem Training fest, ob die Bälle noch im Kofferraum von letzter Woche liegen, ohne dass es jemand ausprobieren muss. Material lässt sich außerdem an einem Termin hinterlegen: Was zum Auswärtsspiel mit muss, hängt dann am Termin und nicht in einem Kopf.
Praxis-Tipp: Pflegt den Zustand ehrlich („3 Bälle, davon 1 platt“). Eine Inventarliste, die schönfärbt, ist schlechter als keine. Man verlässt sich einmal darauf und steht dann ohne Ball da.
Kontakte
Hallenwart, Verbandsgeschäftsstelle, Physiotherapeutin, Schiedsrichter-Ansprechpartner: Das gemeinsame Adressbuch hält die Nummern, die man einmal im Jahr braucht und dann sofort.
Je Kontakt lässt sich eine Rolle oder Funktion hinterlegen. Angetippt startet der Anruf oder die Mail.
Der eigentliche Gewinn ist nicht die Nummer, sondern wo sie liegt: beim Team statt im privaten Telefon einer Person. Wenn die Person das Amt abgibt oder im Urlaub ist, sucht niemand.
Nicht zu verwechseln mit den Mitgliedern: Kontakte sind Menschen, die nicht zum Team gehören. Für Kontaktdaten im Team siehe Mitglieder, Rollen & Rechte.
Sag der Person Bescheid
Wer hier steht, hat kein Squova-Konto und erfährt sonst nichts davon. Genau deshalb verlangt Art. 14 DSGVO, dass ihr die Person informiert: einmal kurz anrufen oder schreiben, dass ihre Nummer im Adressbuch des Teams liegt.
Verantwortlich dafür ist euer Team, nicht Squova. Wir stellen das Adressbuch bereit und verarbeiten die Daten in eurem Auftrag; welchen Zweck der Eintrag hat und worauf er sich stützt, wisst nur ihr. Dasselbe gilt übrigens, wenn ihr eine Liste als Datei hochladt: Die Pflicht hängt an den Daten, nicht am Feld.
Wer darf was
Die drei Ablagen kennen zusammen sechs Rechte, die ihr in der Rollenverwaltung selbst vergebt.
| Recht | Was es erlaubt |
|---|---|
| Hochladen | Dokumente und Bilder hochladen, Kategorien anlegen |
| Dateien verwalten | fremde Dateien löschen, Kategorien umbenennen und löschen |
| Material ausleihen | Material für sich ausleihen und zurückgeben |
| Material verwalten | Inventar pflegen und Ausleihen verwalten |
| Kontakte verwalten | Ansprechpartner anlegen und bearbeiten |
| Mitglieder sehen | Voraussetzung, um das Adressbuch überhaupt zu sehen |
So sind sie voreingestellt:
| Rolle | Hochladen | Material ausleihen | Verwalten (Dateien, Material, Kontakte) |
|---|---|---|---|
| Inhaber:in, Admin, Trainer:in | ja | ja | ja |
| Mitglied | ja | ja | nein |
| Kassenwart:in | ja | ja | nein |
Jedes Mitglied darf hochladen und Material ausleihen. Das ist Absicht: Wer eine Datei zurückhält, weil ihm das Recht fehlt, hilft niemandem, und wer Bälle mitnimmt, soll das eintragen können, ohne jemanden zu fragen.
Wie bei allen Inhalten kannst du beim Hochladen die Sichtbarkeit einschränken, wenn eine Datei nicht alle etwas angeht: Wer sieht was.